Arşivlerin dinamik kalmasını sağlayan en önemli faktörlerden biri ayıklama ve imha işlemlerinin yapılmasıdır. Arşivlerde gereksiz belgelerin saklanmasını önlemek, yer darlığına ve karışıklığa son vermek, iş kaybını önlemek için ayıklama-imha işlemleri yapılmalıdır.
Ayıklama ve imha işlemlerinin düzenli olarak yapılabilmesi için Evrak Saklama Planı ve Yönetmeliği hazırlanmalıdır. Saklama planının hazırlanarak ayıklama ve imha işlemlerinin yapılması; arşivin sürekli kendini yenilemesine, saklanmasına gerek kalmayan belgelerin zamanında imha edilerek yer, zaman, ekipman ve sarf malzemeden tasarruf edilmesine imkan sağlamaktadır.