Erkyaz�l�m

ErkDTS Döküman Takip Sistemi

Mon, 23 Mar 2009 13:34:58 +0200

DOKÜMAN TAKİBİ NEDİR?

Doküman Takip Sistemi; Evrak Otomasyonu olarakta adlandırılır. Doküman Yönetim Sistemi üzerine Muhaberat Otomasyonunu uygulama sonucunda ortaya çıkan sistemdir.

Doküman Yönetim Sistemlerinin tüm özelliklerini taşımakta ve ek özellik (yetenek) olarak Dokümanların tüm yaşam süreçlerini (life cycle) takip eder.

ERKDTS DOKÜMAN TAKİP SİSTEMİ

ErkDTS’nin Amacı

ErkDTS; kurumların tüm dokümanlarının ve yazışmalarının elektronik ortamda hazırlanma, onaylanma, alma, gönderme ve arşivlenme süreçlerini kapsamaktadır. ErkDTS ile kurumunuzdaki tüm dokümanlar merkezi bir yönetime kavuşur ve bu sayede dokümanın takibi, yönetilmesi ve dokümana tekrar ulaşım kolaylaşır.

ErkDTS’nin Temel Yaklaşımı:

Kurumun işlemlerini yaparken yaptığı yazışmalar ve kullanılan tüm dokümanlar bu sistemle tek çatı altında toplanır ve yönetilir.

ErkDTS dökümanlarınızıGelen Dökümanlar, Giden Dökümanlar ve İç Yazışmalar olmak üzere üç ana kategoride inceler.

Bu ana kateorilere ek olarak, sistemde dinamik olarak kategoriler (dilekçeler, başvurular vd ) tanımlanabilir. Genel doküman yapısından daha farklı yapıya sahip doküman kategorisi bulunduğu taktirde bunlar sistem yöneticileri tarafından sisteme eklebilirler.

Gelen Dökümanlar : Kuruma diğer kurumlardan veya şahıslardan gelen tüm dokümanlardır.

Giden Dokümanlar : Kurum tarafından diğer kurum ve kişilere gönderilen dokümanlardır. Örneğin, teklif, fatura, bilgilendirme vs.

İç Yazışma : Kurum içerisinde departmanlar arası yapılan yazışmalardır.Çoğunlukla Formlardan oluşurlar.

Dinamik Doküman Kategorileri: Gelen, giden ve iç yazışma kategorileri dışında “Genel Doküman“ yapısı dışındaki dokümanlar içinde kayıt ekranları dinamik olarak hazirlanmaktadir.

Sistemde Admin, Muhaberat ve normal olarak üzere 3 tip kullanıcı vardır.

Admin kullanıcıları; sistemin ErkDTS Admin modülünü kullanarak sistemin sabit ve değişken tanımlarını yaparak sistemi yöneten kullanıcılardır.

Muhaberat kullanıcıları; sistem içerisinde tüm dokümanların kaydını yapan, gönderen ve arşivleyen kullanıcılardır. Diğer bir deyişle doküman yöneticileridir.

Normal kullanıcılar ise; sistem içerisinde yetkisi dahilinde doküman oluşturan, alan ve yönlendiren kullanıcılardır.

ErkDTS İşleyişi

Muhaberat (Genel Evrak) Servisi

Kurum ve kuruluşlarda evrakların (dokümanların) akışını, işleyişini düzenlemek ve düzenli bir şekilde arşivlenmesini sağlamak amacıyla Muhaberat diğer bir deyişle Genel Evrak Servisi adında birimler bulunur. Dokümanlar bu merkezi servislerden girerler veya çıkarlar. Bu sayede dokümanların işleyiş ve akışı düzene oturtulmuş olur.

Dışarıdan gelen dokümanlar tek bir noktadan girerler ve dağıtılırlar. Kurulacak olan yapıya göre Muhaberat merkezi birden fazla olabilir. Daha açık söyleyecek olursak, Gelen dokümanlar tek merkeze (ana muhaberat) gelir, buradan ilgili birimin Muhaberat görevlilerine veya havuzuna yönlendirilir. Dokümanın kayıt işlemi yönlendirilen ilgili birimdeki kullanıcılar tarafından yapılır.

Doküman yoğunluğu çok fazla değilse ve gelen dokümanlar benzer nitelikte ise Muhaberat tek merkez olarak kalabilir. Gelen dokümanlar ilk girdikleri birimde sisteme kaydedilirler ve gerekli işlemler için ilgili kullanıcılara dağıtılırlar.

Dışarıya giden dokümanlarda da aynı durum söz konusudur. Kurumun çalışma şekline ve dokümanların çeşitlerine göre dokümanlar tek noktadanda gönderilebilir veya gönderim işlemide her birimde ayrı ayrı oluşturulan muhaberat merkezleri tarafındanda yapılabilir.

Gelen Yazışma (Doküman) Kaydetme ve Havale Etme

Dışardan gelen doküman Muhaberat kullanıcısına gelir. Yetkili kullanıcı dokümanı tarayıcıdan tarayarak sisteme gelen doküman havuzuna alır.

Digital sisteme aktarılmış olan doküman Muhaberat kullanıcı tarafından bilgileri girilerek sisteme kaydedilir ve daha sonra iş akışına girmesi gereken bir doküman ise iş akışına bırakılır veya direk olarak ilgili kullanıcıya havale edilir.

İç Yazışma (Doküman) Hazırlama, Kaydetme ve Havale Etme

Kullanıcılar Kurum içerisinde kendi departmanlarına veya diğer departmanlara yazı yazabilirler. Yazılacak olan yazı istenirse sistemde tanımlı olan İç Yazışma Şablonları kullanılarak istenirse boş bir belge üzerinde yazılır. Kullanıcı dokümanı hazırladıktan ve gerekli bilgileri sisteme girdikten sonra ilgili iş akışına bırakır veya iş akışı dışında istediği bir kullanıcıya havale eder.

Giden Doküman (Dış Yazışma) Hazırlama, Kaydetme, Havale Etme ve Gönderme

Kurum’dan başka bir kurum kuruluş yada bir kişiye gidecek olan evrak (doküman) kullanıcı tarafından İç Yazışmada olduğu gibi sistemde olan Şablonlar veya boş bir MS Word üzerinde hazırlanır, gerekli bilgileri girildikten sonra sisteme kaydedilir. Hazırlanan dokümanın içerisine dokümanın indeks bilgilerini sistemde tanımlı olan Mail Merge alanları yardımıyla koyulur. Bu sayede dokümanın içeriği girilen bilgilere göre otomatik olarak düzenlenir. Kurum içerisinde işleyişi bittikten yani düzeltme, onay ve imzalar tamamlandıktan sonra ilgili yere gönderilir. Gönderme işlemi faks, posta, elden, kargo gibi yollarla yapılabileceği gibi e-mail ilede yapılabilir.

Gerektiğinde tek bir doküman birden fazla ilgili kurum yada kişiye gönderilebilir. Yani çoklu gönderme (broadcasting) işlemi yapılır.

Havale Etme

Sistemdeki tüm evraklar (doküman) işlem gördükleri sırada kullanıcılar arasında dolaşırlar. Dokümanın bulunduğu kullanıcı yapacağı işlemler sonra erdikten sonra ilgili diğer kullanıcıya havale eder. Dokümanın tüm bu dolaşım evreleri sistemde takip edilir.

İş Akışı

Dokümanlar belirli kurallar dahilinde işlem görürler. Bu kurallar sistemde önceden tanımlanırlar ve doküman kullanıcılar arasında bu kurallar ile dolaşırlar. Kurallar belirlenirken dolaşımdaki kullanıcı sıraları, kullanıcılarda bulunma süreleri belirtilir.

Onaylama ve Imzalama

Hazırlanan doküman üst makamlarca onaylanması ve imzalanması gerekebilir. Bu durumda kullanıcı hazırladığı dokümanı iş akışıyla veya direk havale ederek üst makam kullanıcısına gönderir. Üst makamdaki kullanıcı dokümanı imzalar ve göndermek için diğer kullanıcıya gönderir.

İmzalama yöntemleri ve uygulama şekli;

a) Islak İmza:Kanunlara göre resmi evrakların hukuki değer taşıması için ıslak imza ile imzalanmış olması gerekmektedir. Dolayısıyla resmi statüde olması gereken evraklar mutlaka ıslak imza yöntemi ile imzalanacaktır.

Islak imza işleyişi için iki alternatif vardır.

- Doküman kullanıcıya digital ortamda geldiğinde paralelinde kagit olarakta getirilir ve kullanici ilgili islemleri bitirdikten sonra kağıt dokümanıda imzalar.

- Doküman en son aşamada yani imza atması gereken kullanıcılar tarafından digital ortamda imzalandıktan sonra sırasıyla kullanıcılar ıslak imza ile imzalarlar. Bu yöntemle digital dokümanında paralelinde kağıt doküman dolaşmamış ve böylelikle işlemler daha hızlı yapılmış olur.

b) Yapıştırma Yöntemi: Islak imzanın gerekmediği durumlarda doküman sistemde resim formatta saklanan imzaları dokümana yapıştırılarak imzalanır.

Yapıştırma yöntemiyle imzalamanında iki alternatifi vardır.

- Her kullanıcı doküman kendisine geldiğinde sistemdeki imzasını program yardımıyla hafızaya alır ve dokümana yapıştırır.

- İmzalama işlemi imzalaması gereken tüm kullanıcılar tarafından onaylandıktan sonra dokümanı gönderecek kullanıcı tarafından imzalaması gereken kullanıcıların imzaları sırasıyla yapıştırılarak yapılır. Bu işlem için söz konusu kullanıcının imza yetkisi olan tüm kullanıcıların imzalarına erişme yetkisi olmalıdır.

c)Donanım Destekli İmza : İmzalama ve onaylama işlemi donanım ve yardımcı yazılımlar aracılığıylada yapılabilir. Örneğin, imza için özel hazırlanmış pad ve kalemler kullanılır.

Bu pad ve kalem kullanıcılarak imza yetkisi olan kullanıcıların imzaları sisteme kaydedilir. Daha sonra imza atması gerektiği durumlarda özel kalemi ile pad üzerinde imzasını atar ve sistemdeki imza ile pad üzerinde attığı imza tolerans yüzdesi kontrol edilerek karşılaştırılır. Eğer olumlu bir cevap alınırsa kullanıcı dokümanı imzalamış sayılır.

Diğer bir yöntem ise pad ve kalem sadece imzaların sisteme kaydedilmesi için kullanılır. İmza kontrolünü ise kullanıcı adı ve şifre sorarak yapar.Kullanıcı adı ve şifreyi doğru girildiğinde doküman imzalanmış olur.

d) Digital İmza: Islak imza, kişinin o dokümanı onayladığını belirten bir işarettir. Digital ortamda ıslak imza kullanılamayağı için ıslak imza mantığında Digital İmza kullanılır. Digital imza kullanıcının o dokümanı onayladığının yani imzaladığının göstergesidir.

Doküman Kapatma ve Arşivleme

Dokümanların işlemleri sona erdikten sonra yetkili kullanıcı tarafından kapatılır ve digital arşive alınmış olur. Arşive alınan doküman üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz ve doküman silinemez.

Arşivdeki dokümana, kayıt bilgileri ve içeriği ile arama yapılarak tekrar ulaşılabilir.

Fiziksel Arşiv

Dokümanlar digital arşivin yanında kanuni kopya hükmünde birde kağıt olarak arşivlenirler. Digital ortamdaki arşiv bize kanuni kopyanın gerekmediği durumlarda işlemlerimizi daha hızlı yapmamızda yardımcı olur. Ancak kanuni kopyaların gerektiği durumlarda Fiziksel Arşivdeki kağıt dokümanlara başvurulur.

Dolayısıyla Fiziksel arşivin düzenli bir şekilde tutulması dokümanların doğru bir şekilde tasnif edilmesi gerekmektedir.

Sistemde bir doküman kapatılırken aynı zamanda Fiziksel arşivdeki yeride belirtilmelidir. Böylece bir dokümana digital ortamda ulaşıldıktan sonra Fiziksel arşivdede kolayca ulaşmamıza imkan sağlamış oluruz.

Raporlar

Dokümanlar, dosyalar, klasörler, birimler, ilgili kurum kişiler gibi tüm bilgiler kullanılarak doküman listeleri, süreçleri ve sayıları baz alınarak çok çeşitli raporlar alınabilmektedir.

Örneğin;

Kuruma 2003 yılı mart ayı içerisinde gelen tüm dokümanlar,

Muhasebe Birimi tarafından 15.2.2003 ile 28.2.2003 arasında yazılan tüm dokümanlar,

Kuruma 2002 yılında Erkyazılım’tan gelen tüm dokümanlar,

Departmanlarda günlük,haftalık, aylık, yıllık veya verilen tarih aralığında dolaşan evrak sayısı,

Bunlarla beraber arama sonucu çıkan tüm listelerde rapor olarak alınabilmektedir.

Listeler (Hazır Raporlar)

Sık alınacak raporlar kullanıcılara kolaylık sağlaması için daha önceden kriterleri hazırlanarak hazır rapor diğer deyişle “Liste” olarak kullanıcılara verilir.

Doküman Arama

Dokümanlar üzerinde tüm kayıt bilgileri kullanılarak arama yapılabilir. Kayıt bilgilerinin yetersiz kaldığı durumlarda ise dokümanın içeriğinde arama (Full Text Search) yapılır. Bu sayede digital arşive alınmış dokümana kolayca ulaşılmış olur.

History Takibi

Dokümanlar yaşam süreçleri boyunca çeşitli işlemler için kullanıcılar arasında belirli kurallar ile dolaşırlar. Dokümanın tüm yaşam süreci tüm detayları ile (dokümanı oluşturan, imzalayan, gönderen, üzerinde işlem yapan kullanıcılar, dokümanı aldığı tarih, havale ettiği tarih gibi) birlikte tutulur.

Bu History mantığı ile birlikte manuel sistemde yaşanan

- doküman kaybolması,

- kullanıcıların dokümanın kendilerine ulaşmadığını belirtmeleri, gibi sorunlar ortadan kalkmış olur.

Güvenlik

Dokümanların sistemde güvenliği, doküman güvenlik seviyesi ve kullanıcının yetkileri ile sağlanır. Her dokümanın güvenlik seviyesi vardır. Aynı zamanda kullanıcıların aynı yapıda dokümana erişme yetkileri bulunaktadır. Kısaca bir kullanıcı kendi birimi içerisindeki kendi yetki seviyesine uygun dokümanlara ulaşabilir.

Dokümanın güvenliğini çeşitli donanımlarla (Smart Card) arttırmak mümkündür.

Smart Card teknolojisi kullanılarak kullanıcıların ve dokümanların güvenliği arttırılır. Kullanıcılar sisteme login olurken Smart Cardları ile login olurlar. Tıpkı ATM lerde (bankamatik) olduğu gibi kullanıcılar Smart Cardlarını kart okuyucuya takarlar ve kullanıcı adı password yerine PIN numarası girerler. PIN kontrolünden sonra olumlu cevap alınırsa kullanıcı sisteme yetkileri ile girmiş olur.

Sistemde belirlenen güvenlik seviyesine göre (örneğin çok gizli) dokümanlar havale edilirken yine Smart Card ile PIN kontrolü yapılarak havale işlemi gerçekleştirilir.

Bu kontrol gizli dokümanları dahada güvenli halde getirmemizi sağlar. Bir kullanıcı bilgisayarında programı açık bırakıp bilgisayarının başından ayrıldığında başka bir kullanıcının Onun adına işlemler yapmasını engellememizi sağlar.

Tanımlar

Sistem içerisinde tekrar eden bilgiler, tekrarın engellenmesi ve veri bütünlüğünün sağlanması için sisteme tanımlanırlar ve kullanılmaları gerektiğinde tanımlanan veri çağırılarak kullanılır.

Örneğin, doküman alıp gönderdiğimiz kurumlar, kişiler gibi.

Web Access (Intranet - Internet)

Doküman Takip Sistemindeki dokümanlarımızı web üzerindende takip edebilir, inceleyebilir, onaylayabilir ve havale edebiliriz.

Doküman Bankası

Doküman Takip Sisteminde aktif olarak bulunması gerekmeyen fakat elimizin altında olmasını istediğimiz veya gerektğinde sistemin içine alabileceğimiz dokümanları bir havuzda toplamak istediğimiz dokümanları “Doküman Havuzu”nda tutarız.

Windowstaki klasör mantığında istediğimiz dokümanı kendimize özel olarak veya paylaşıma açık olarak saklıyabiliriz.

ErkDTS Sistemini Oluşturan Programlar

ErkDTS Kullanıcı : Doküman ile ilgili tüm işlemlerin ve tanım işlemlerinin yapıldığı, sistemin merkezi diyebileceğimiz programdır. Standart ve Muhaberat kullanıcıları tarafından kullanılmaktadır.

ErkDTS Yönetim Modülü: Sistem ile ilgili yönetim işlemlerinin yapıldığı programdır. Admin kullanıcıları tarafından kullanılır.

ErkDTS ErkFaxrouter: Faks servera gelen dokümanları Sistemin “Gelen Doküman Havuzu”na otomatil olarak aktaran programdır.

Fax Server: Erkyazılım ürün ailesi dışında third party bir üründür. Faks olarak doküman alma ve gönderme işlemi yapan programdır.

Fiziksel Arşiv: Kanun-i kopya veya orijinal kağıt dokümanların düzenli bir şekilde tasnif edilmesini sağlayan programdır.

Web Modül: Doküman Takip Sistemindeki dokümanlarımızı web üzerinden takip edip, inceleyip, onaylayip havale edebileceğimiz programdır.

Kategori » ÜRÜNLER » Döküman Yönetim Sistemleri » Döküman Takip Sistemi »

İncehesap.com açıldı.

Fri, 24 Oct 2008 23:47:11 +0200

2007'nin son çeyreğinde Erkyazılım mutfağındaki yerini alan incehesap.com yaklaşık 5 ay süren bir geliştirme süreci sonucunda piyasadaki muadillerini kıskandıracak özellikleri ve tasarımı ile yola koyuldu.

Gelişmiş kampanya sistemi ile site yöneticilerinin bundle ürün kampanyalarından, indirim çeklerine, indirimli ürün satışından, doğum günü çeklerine dilediklerince indirimler yapabildikleri sitede, hızlı kargodan, tavsiye ürünlere, detaylı ürün filtresinden, dinamik ürün banner sistemine, 3D kredi kartı güvenlik sisteminden, gelişmiş marka mağazalarına, ürün karşılaştırmalarından, tasarımına kadar en ince ayrıntısına kadar incelikle çalıştığımız incehesap.com'da; Kolay Portal XL altyapısını, Prizz entegrasyon servisini, İncehesap ekibinden ince fikirleri, Erkyazılım'dan ise en kullanışlı tasarımları ve yazılım gücünü kullandık.

Kategori » HABERLER »

Görüntü ve Arşivleme

Wed, 9 Apr 2008 18:01:33 +0200

Görüntü Arşivleme, kağıt belgelerin taranarak (fotokopi çekmeye benzer bir işlem) görüntülerinin elektronik ortama aktarılması ve belirli arama ve sınıflandırma bilgileri ile kolay ulaşılmasını sağlamak amacıyla indekslenmesidir.

Kullanıcılar bu arama ve sınıflandırma bilgileri ile ilgili belgeye bilgisayarlarından ulaşabilirler. Ayrıca aşağıdaki konulara dikkat edilmesi gerekmektedir.

Taramanın kaliteli olması,
Yeteri indeksleme alanlarının tespiti,
Elde edilen dökümanın dijital olarak imzalanması,
Mikrofilm ile uzun süreli saklamak ve muhafaza etmek

Doküman Arşivleme ise kağıt belgelerin yanısıra elektronik belgelerin de (Word, Excel, mail, vb.) indekslenerek saklanmasını içerir.

Kofax Ascent Capture

“Ascent Capture” , “yakalama” ile ilgili her üç anahtar özelliği de (doküman yakalama, veri yakalama ( OCR ) , Internet üzerinden yakalama) tek bir çözüm üzerinde ve en düşük uygulama maliyetiyle sunabilen, pazardaki tek üründür.

Ascent Capture 8.0, bütün bu özellikleri bir paket içinde, daha önce rastlanmayan bir esneklikte sağlarken, en karmaşık ve en yüksek hacimli kurumsal uygulamalar için uyarlanabilme imkanını da sunmaktadır.

Kategori » ÜRÜNLER » Döküman Yönetim Sistemleri » Görüntüleme ve Arşivleme »

Servis Büro Hizmetleri

Wed, 9 Apr 2008 17:57:08 +0200

Günümüzde kurumlar dokümanlara güvenlik ve yetkiler çerçevesinde kolay erişmek adına Doküman Arşiv/Yönetim Sistemi kullanmaktadır. Günlük az adetteki operasyonel evrakları kurum kendi çalışanları ile ek bir yatırım gerekmeden sisteme aktarabilmektedir. Geçmişe yönelik yüzbinlerce hatta milyonlarca dokümanın sisteme aktarılması ise ayrı bir uzmanlık ve altyapı gerektirmektedir. Bu işlem için herbiri kendi alanında uzmanlaşmış onlarca eleman ve üst sınıf onlarca tarayıcı gerekmektedir. Taranan görüntülerin kalitesi ve girilen verilerin doğruluk oranı da bir başka uzmanlık konusudur.

Banka Kredi Kartı Başvuru Formları, Anket Formları, Üyelik Formları, Devlet Arşiv Dökümanları, Tapu arşivleri, Belediye İmar Arşivleri, Müşteri Bilgi Formları gibi elle doldurulan formlar üzerindeki verilerin okunması için Form İşleme Sistemleri kullanılmaktadır. Verilerin elle girilmesi hem çok fazla insan gücü gerektirmekte hem de verilerin doğruluk oranının düşük olmasına neden olmaktadır. Uzman kadro ve altyapımız ile üst kalitede Servis Büro Hizmeti verilmektedir.

Kategori » ÜRÜNLER » Döküman Yönetim Sistemleri » Döküman Tarama & Servis Büro Hizmetleri »

Doküman Yönetim Sistemleri

Wed, 9 Apr 2008 17:46:22 +0200

Şirketler açısından bilgi varlığı önemlidir. Bilgiler, yapısal veya yapısal olmayan formatlarda tutulur, yönetilir,
anlamlı ve verimli yöntemlerle iş içinde kullanılmaya çalışılır.
Şirketler, organizasyonlarının yapısal olmayan verilerinden çoğunu
(text dosyalarda tutulan bilgiler, e-postalar, çoklu medya ortamları vb.) iyi yönetmekte güçlük çekmektedir.
Doküman Yönetim Sistemi ile bu bilgileri rekabet avantajı sağlamak üzere kullanabilmektedirler.

Doküman Yönetimi organizasyonlara, ürettikleri yapısal olmayan bütün verilerini içeren,
merkezi bilgi depoları veya kütüphanelerini oluşturma kabiliyeti vermektedir.
Güçlü arama ve doğru bilgiye hızlı erişim araçları, bilginin kolaylıkla kullanılabilmesini ve
işbirliğinin tüm organizasyon kademelerine yayılabilmesini kolaylaştırır.
Versiyonlama ve güvenlik , doküman sürecinin bütünlüğünü ve yasal düzenlemelere uyumunu temin eder.

DOKÜMAN YÖNETİMİ NEDİR?

Doküman yönetimi; kurum veya organizasyon dahilinde kullanılan veya kurumlar arası münasebetler sırasında kullanıcılar tarafından oluşturulan veya kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm doküman ile ilgili işlemleri digital ortamda yaparak “Kağıtsız Ofisi” amaçlamaktadır.

Doküman Yönetimin Ölçülebilir Getirileri Nelerdir?

Doküman yönetim sistemlerinin kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem kolay hem de zor olmaktadır. Genellikle elektronik olmayan kağıt bazlı dokümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar - bilgiye erişim zorlukları - aynı zamanda iyi sınıflandırılmamış ve doğası gereği tekrar eden şekilde tutulan elektronik dokümanlardaki bilgiye erişimde de yaşanabilmektedir. Doküman yönetim sistemi altında yer almayan bu tür dokümanların yarattığı zorluk kağıt dokümanlara nazaran daha büyük olabilmektedir.

Doküman yönetim sistemleri konusunda, bağımsız araştırma kurumu Gartner Group tarafından yapılan incelemelerde çalışanların zamanlarının yaklaşık %30 unu doküman yönetimine yönelik çalışmalara harcadıklarını belirlemiştir. 2003 yılı içi yapılan öngörüde de söz konusu oranın %80 olasılıkla %40lara varacağı tahmin edilmektedir. Doküman yönetimi ve takibini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler şu şekilde sıralanmaktadır.

-Doküman hazırlama maliyetinin azalması,

-Veri tekrarlarının önlenmesi

-Dokümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması

-Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi

-Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış, entegrasyon

-İçerik açısından doküman kalitesinde artış

Bahsedilen getirilerin kolayca ölçümlenebilmesi olanaksızdır. Doküman yönetim projelerindeki başarıyı ölçebilmek amacı ile proje öncesi kıyaslama çalışmasına yönelik veri toplanabilir.Böylelikle proje sonrasını değerlendirmek kolaylaşacaktır.

Doküman Yönetim Uygulamalarında Bulunması Gereken Özellikler Nelerdir ?

Doküman yönetimi, dokümanların ortak kullanımdaki elektronik bir kitaplığa aktarılmasını, akıllı aramalarla tek noktadan erişilmesini, doküman bazlı güvenlik kontrolleri altında ve tanımlanmış yetkiler çerçevesinde kullanılmasını, güvenli bir şekilde arşive katılmasını ve gerektiğinde arşivden alınabilmesini gerektirir.

Dokümanların sisteme kaydı : Dokümanların sisteme alınması adımı, elektronik formatta olan veya elektronik olarak oluşturulmuş dokümanlar için nispeten yalın bir işlemdir.

Herhangi bir ofis uygulaması (kelime işlemci, sunum, hesap tablosu yazılımı vb) kullanılarak hazırlanan bir dokümanın saklanması sırasında, doküman yönetim sistemi kullanıcıdan doküman profil bilgilerini oluşturmasını talep eder. Söz konusu profil bilgileri, dokümanın adı, yazarı, konusu, tipi, grubu, yaratılış/güncelleme tarihi, erişim/yetki bilgileri, arşivleme seçenekleri tipi parametrelerden oluşur. Sisteme kayıt olan her doküman bir indeks numarası alır ve sistem dahilinde takibi bu numara üzerinden yapılır. Bu aşamada dokümanın fiziksel olarak bulunduğu yerin bilgisi de doküman yönetim sistemi tarafından algılanır ve ilgili bilgiler ilişkisel bir veritabanına aktarılır.

Bu tipte olmayan tüm basılı dokümanlar için ise doküman yönetim sistemlerinin tarayıcılar ile uyumlu bir şekilde çalışması ve gelişmiş görüntü işleme fonksiyonlarına sahip olmaları gerekmektedir.

Özellikle tarama sonrasında görüntünün iyileştirilmesi, karakterlerin, el yazısının ve bazı görüntülerin tanınabilmesi, OCR (optik karakter tanıma) ve ICR (akıllı karakter tanıma) tekniklerinin desteklenmesi sisteme kayıt aşamasında önem kazanmaktadır. Bununla birlikte elektronik formata getirilmiş doküman üzerinde çeşitli bölgeleri işaretleme, post-it yapıştırma, karalama, silme, değişiklik yapma, değişiklikleri orijinal dokümanı bozmadan şeffaf katmanlar dahilinde işleme, çoklu şeffaf katman desteği tarzında çoğaltılabilecek görüntü işleme fonksiyonları, kullanıcıların basılı kağıt üzerinde yapacakları tüm işlemleri doküman yönetim sistemi dahilinde de yapabilmelerini sağlar.

Arama-getirme : Elektronik doküman yönetim sistemlerinde, verimli arama yapılabilmesi ve de erişim kolaylığının arttırılması amacıyla dokümanlar sisteme, belirli arama kriterlerine baz oluşturacak özellikler dahilinde tanımlanır ve indekslenir. Sistemde yer alan arama motorları, bu özellikleri temel alır ve kullanıcıların bu özellikler için belirttiği kriterlere göre arama-bulma işlemlerini gerçekleştirir. Söz konusu özellikleri, dokümanın oluşturulma amacı, yaratıcısı, yaratılış zamanı, formatı, güvenlik tanımları, versiyon bilgileri, arama-getirme parametreleri, saklama koşulları, arşivleme zamanlaması ve koşulları olarak çeşitlendirmek mümkündür. Bunların yanısıra tam-metin indeksleme (full text indexing), doküman yönetim sistemlerinde kullanılan, içerik tarama bazlı, gelişkin arama algoritmalarını gerektiren bir diğer arama-getirme metodudur.

Güvenlik: Doküman yönetim sistemlerinde güvenlik önemli bir başlıktır ve doküman yaratma, görüntüleme, güncelleme ve silme işlemlerinin kimler tarafından ve ne koşullar altında yapılabileceğini tanımlar. Kullanıcı ve grup tanımları, güvenlik tanımlarının temelini oluşturur ve işletim sistemi, kitaplık, doküman veya obje seviyesinde verilebilmektedir. Bununla birlikte bir dokümanın güvenlik tanımları, yaşam döngüsü içinde geçtiği farklı süreç adımlarında kullanıcılar bazında değişiklik gösterebilir.

Doküman saklama, arşivleme :Doküman saklama ve arşivleme doküman yönetim sistemlerinin temel fonksiyonlarındandır. Bunlarla birlikte, ne türde arşivleme ve silme opsiyonlarının bulunması gerektiği yönündeki kararlar (örn. arşive kaldırılan dokümanı hemen sil, n gün boyunca sakla sonra sil, n ay boyunca sakla sonra sil, sonsuza kadar arşivle vb), doküman yönetim sistemlerinde veri saklama kapasitesinin yönetimi açısından önem taşımaktadır.

Kategori » ÜRÜNLER » Döküman Yönetim Sistemleri » Döküman Takip Sistemi »

Web Awards Mükemmellik Ödülü

Thu, 10 May 2007 16:26:23 +0200

Web Marketing Association tarafından bu yıl 10.'su düzenlenen ve sektörün en prestijli yarışmalarından olan uluslararası WebAward yarışmasında erkyazılım'ın yapmış olduğu E-Bursagaz Projesi önemli bir başarıyı yakalayarak "Mükemmellik Standardı" ödülü aldı.

Site tasarımında kullanılan renk paletinin doğalgaz'ın çevreci boyutu ile uyum içerisinde olması ve tasarımın sadeliği jüri üyeleri tarafından beğeni kazanan noktalar oldu. 30 ülkeden 2.300' den fazla kurumsal web sitesinin katıldığı yarışmada değerlendirmeler tasarım, içerik, interaktivite, erişilebilirlik, teknoloji kullanımı, yenilikçilik ve yasal haklar kategorilerinde yapıldı. Değerlendirmeler ilgili alanlarda uzman yönetici ve profesyonellerden oluşan bir jüri ekibi tarafından yapıldı.

Yarışmada bu yıl Coca-Cola, Merrill Lynch, NYTimes, Sony, IBM, American Airlines, FedEx, Procter & Gamble, Adidas ve Samsung gibi firmalar da hazırladıkları sitelerle farklı kategorilerde ödüller aldılar.

Ödül ile ilgili bilgiler için :
http://www.webaward.org/winner.asp?eid=6395

Ödül alan siteyi ziyaret etmek için : http://www.bursagaz.com
Tasarım ve yazılım altyapısını gerçekleştiren: www.erkyazilim.com.tr

Kategori » ÖDÜLLER »

Blog.erkyazılım

Mon, 9 Apr 2007 17:34:11 +0200

Kategori » DOWNLOAD » Programlar » erkSMSDesktop » Baglantılar »

Erkyazılım Kurumsal Tanıtım

Tue, 27 Mar 2007 11:40:40 +0200

Kategori » DOWNLOAD » Broşürler »

Sesli Yanıt Sistemi Broşür 2007

Tue, 27 Mar 2007 11:38:30 +0200

Kategori » ÜRÜNLER » Sesli Yanıt Sistemi » Broşür »

Prizz Broşür 2007

Tue, 27 Mar 2007 11:37:13 +0200

Kategori » ÜRÜNLER » Prizz » Broşür »

Multi-Marketing Center Broşür 2007

Tue, 27 Mar 2007 11:35:07 +0200

Kategori » ÜRÜNLER » Multi-Marketing Center » Broşür »

Kolay Portal XL Broşür 2007

Tue, 27 Mar 2007 11:30:26 +0200

Kategori » ÜRÜNLER » Kolay Portal XL » Broşür »

Sesli Yanıt Sistemi

Fri, 9 Mar 2007 16:25:07 +0200

Sesli Yanıt Sistemi, servis odaklı tasarımı ile tek bir platform üzerinde aynı anda pek çok değişik servisi çalıştırabilir.
Sesli Yanıt Sistemi ile gerçekleştirilebilecek servislere örnek olarak aşağıdaki uygulamalar verilebilir:
Telefon bankacılığı
Hastane randevu yönetim sistemi
Telekom operatörleri katma değerli servisler
Telekom operatörleri servis uygulamaları
Belediye borç sorgulama ve ödeme sistemleri
Tele sipariş/ödeme
Bilgi servisleri (nöbetçi eczaneler, hava ve yol durumu, fal, vb.)
Tele oylama
Tele propaganda
0800’lü hatlar
0900’lü hatlar

Ölçeklenebilirlik ve Güvenilirlik
Tek bir sunucu üstünde birkaç kanallık bir kapasiteden, dağıtık sunucular üzerinde onbinlerce kanallık bir kapasiteye kadar ölçeklenebilir.
Sesli Yanıt Sistemi platformları N+1 güvenilirlik sağlamakta, sistem bünyesinde yedekli olmayan birim bulunmamaktadır.

Servisler
Hangi çağrı için hangi servisin çalıştırılacağı,
Aranan numaraya göre,
Arayan numaraya göre,
Çağrı zamanına göre (günün saati, haftanın günü gibi),
Çağrının geldiği kanala göre,
belirlenebilir. Her bir servise tahsis edilecek kanal sayısı ayarlanabileceği gibi, bütün servisler tarafından ortaklaşa kullanılabilecek kanal havuzları oluşturularak kanal kullanımı optimize edilebilir.
Servis bazında çağrı süresi sınırlanabilir. Ak liste ve kara liste uygulamaları ile, servis alabilecek telefon numaraları belirlenebilir.

Kategori » ÜRÜNLER » Sesli Yanıt Sistemi » Sesli Yanıt Sistemi Anasayfa »

Prizz Nedir ?

Sat, 3 Mar 2007 00:45:19 +0200

Prizz altyapısı ile kurum içi, kurum dışı uygulamalar arası veri transfer süreçlerini düzenleyerek, sistem entegrasyon maaliyetlerini azaltıp, uygulamalarınız arası uyumu en üst seviyeye çıkartır.

Standartlaşmış XML protokolü üzerinden çalışma mantığı ile, işletim sistemi ve veritabanı yapısı bağımsız olarak kurumunuzun, işortaklarınızın sistemleri üzerinde üretilmiş XML çıktılarını, http, ftp, dosya sistemi erişimi gibi farklı protokoller üzerinden belirli bir zaman çizelgesine bağlı olarak alır, yorumladıktan sonra teslim edilmesi gereken noktaya tamda istenildiği formatta konulmasını sağlar.

Kategori » ÜRÜNLER » Prizz » Prizz Anasayfa »

Manifesto

Tue, 13 Feb 2007 13:56:00 +0200

SÖZ VERİYORUZ

• Müşteri memnuniyetini en önemli öncelik kabul edeceğiz
• Müşterilerimize fevkalade nazik ve terbiyeli davranacağız.
• Tatlı dilli, güler yüzlü, oldukça mütevazi, sözlerinde sabit ve asla usanmaz, üşenmez olacağız.
• Hırsla zenginleşme anlayışından uzak duracağız.
• Birbirimizi dinleyeceğiz, anlayacağız ve değer vereceğiz.
• Dürüst ve samimi ilişkiler kuracağız ve politik olmayacağız.
• Planlı ve disiplinli çalışacağız
• Çalışma arkadaşlarımızın farklı olduğunu kabul edeceğiz
• Güvenilir olacağız ve güveneceğiz
• Çözüm ve hedef merkezli sonuça odaklı olacağız
• Müşterilerimizin bilgi gizliliğine önem vereceğiz
• Müşterilerimizin bilgi güvenliğine önem vereceğiz
• İş ve sosyal hayatımızı dengeleyeceğiz
• İzleyen değil izlenen olacağız.
• Global düşünüp yerel çözümler geliştireceğiz
• Uluslararası başarılar elde etmek için gayret göstereceğiz
• Verim ve maliyet analizine göre en uygun çözümü önereceğiz.
• Teknoloji ithal eden değil ihraç eden olacağız.
• Bilgiyi saklı bir güç değil paylaşılan bir güç olarak kullanacağız.
• Tek başına çalışan değil ötekiyle entegre çözümler geliştireceğiz.
• Yeni ekonomi kurallarını iyi kullanacağız.

Kategori » KURUMSAL » Manifesto »