BAŞA DÖN

Fiziksel Arşiv Hizmeti

Kurum arşivinin ele alınabilmesi için öncelikle Arşiv Analiz dokümanın hazırlanması gerekmektedir. Bu analiz dokümanında hem fiziksel arşiv hizmetinin hem de dijitalleştirme süreçlerinin ve sonucunun tarif edilmesi gerekmektedir:

 

  • Kurum arşivinde bulunan dokümanlar tek tek ele alınarak saklama plânı doğrultusunda Dosya/Klasör bazında indeks bilgileri çıkartılarak barkodlanması,
  • Barkodlanan dokümanların raf adres ve indeks bilgilerinin Arşiv Yönetim Yazılımına girilmesi ve istenildiği anda hemen arşiv deposundan Dokümanın orjinal nüshasına ulaşılması,
  • İmha edilmesi gereken dokumanlar ayıklanarak depoda yer tasarrufunun sağlanması

 

Bunu Sağlamak için ön çalışmalar sırasında yapılanlar:

  • Doküman Tiplerinin Belirlenmesi,
  • Barkod Tiplerinin Belirlenmesi,
  • İndeks Alanlarının Belirlenmesi