BAŞA DÖN

Dijitalleştirme Süreci

İş Analizi

  • Belge envanterinin çıkarılması,
  • Ayıklama, imha planının hazırlanması,
  • Saklama planının hazırlanması
  • İndeks metaveri matriksinin netleştirilmesi
  • E-Belge aktarım entegrasyonun  netleştirilmesi
  • E-Belge kayıt formatının netleştirilmesi
  • Proje risk ve önerilerinin belirlenmesi

Teslim Alma

  • Kutu/Dosya bazlı belgeler Müşteri yetkilisinden teslim tutanağı çift imza ile alınır.
  • Kutu içindeki taranacak sayfalar/belgeler sayılır
  • Teslim alınan kutu bilgileri sisteme kaydedilir.

Tasnif

  • Dokümanlar yabancı maddelerden temizlenir
  • Kullanılan tarayıcıdan kolayca geçebilmesi için gerekli tamirler (restorasyon) yapılır
  • Gerekiyorsa doküman tiplerine göre belgeler üzerine barkod yapıştırılır, tarihi belgeler için özel barkod sayfası yerleştirilir.
  • Eğer varsa ayıklanacak belgeler ayrılır.
  • Fiziksel olarak belge bütünlüğünün korunarak ilgili kutu üzerine TARANDI etiketiyle geçici tarama alanında saklanır.

Tarama

  • Belirlenen kalite, format ve profilde ilgili tarayıcılarda tarama işleminin gerçekleştirilmesi
  • Tarama işlemi, taranan evraklarda atlama, çift besleme, yırtma, buruşturma problemlerine karşı operatörler tarafından birebir gözlemlenir.
  • Taranmış dijital kopyalar ilgili kayıt formatında disk üzerine kayıt edilir. Dolaşım kopyaları ve PDF dosyaları otomatik oluşturulur.
  • Sistemde kayıtlı taranacak sayfa sayısı ile oluşturulmuş dijital kopya sayısı karşılaştırılır. Eğer eksik işlem varsa tarama işlemi kontrol edilir.
  • Eğer yapılacaksa sistem tarafından otomatik OCR işlemine tabii tutulur.
  • Taranan evraklar, fiziksel olarak sırası bozulmadan tekrar yığın haline getirilir.

İndeks Veri Girişi

  • Hatalı taranmış dokümanın indeks işlemi yapılmadan, seçilecek uygun hata mesajı ile hatalı evraklar arasına tekrar taranmak üzere gönderilir.
  • Taranmış doküman üzerinde indeks bilgileri ekran üzerinde bulunan alanlara yazılarak, veritabanı kaydının yapılır.
  • İndekslenen dokümanlar sırası bozulmadan tekrar yığın haline getirilir.

Kalite Kontrol

  • Taranmış dokümanlar üzerinde tarama kalitesi, sayısal veri doğruluğu kalite kontrolünün yapılması.
  • Hatalı işlem görmüş belgelerin seçilecek uygun hata mesajıyla bir önceki işlem adına geri gönderilmesi.
  • İşlemi bitmiş belgelerin merkezi veritabanına aktarılması.

Teslim Verme

  • Kalite kontrolü bitmiş belge raporu alınır.
  • Geçici tarama alanında bekleyen kutu evrakları müşteri yetkilisine çift imza ile teslim edilir.
  • Sistem üzerinden teslim tutanağı kayıt edilerek belgelerin işlemi sonuçlandırılır.