BAŞA DÖN

Elektronik Belge Yönetimi

Arşivler, her kurum adına geçmişten ve günümüzden tarihi, ekonomik, sosyo-kültürel ve bilimsel anlamdaki tüm birikimleri depolayan ve gelecek kuşaklara aktaran bilgi merkezleridir.

Bu açıdan, arşivlerin güvenliğinin sağlanması işlevselliği sağlamanın da ötesinde bir gerekçeyle önem taşımaktadır.

Günümüzde tüm gelişmiş ülkeler, her vatandaşının her zaman her yerden kolayca ulaşabileceği bir devlet yapısını hedeflemektedirler. Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler hâlihazırda bunu sağlayabilecek düzeydedir ve her geçen gün daha da gelişmektedir.

Belgelerini iyi yönetebilmenin bir kuruma sağladığı faydalar şunlardır:

  • Kurumsal aktivitelerin düzenli, verimli ve hesap verilebilir nitelikte yapılması,
  • Hizmetlerin tutarlı ve eşit bir şekilde sunulması,
  • Kurumsal politikaların geliştirilmesi ve yönetsel kararların alınması süreçlerinin desteklenmesi ve belgelenmesi,
  • Yönetim ve idarede üretkenlik, devamlılık ve tutarlılık sağlanması,
  • Kurum içinde aktivitelerin etkin ve yüksek bir performansla yerine getirilmesinin sağlanması,
  • Olabilecek doğal afetler sonrası kurumsal devamlılığın sağlanması,
  • Arşivsel, iç ve dış denetim gibi aktiviteleri de içeren yasal ve prosedürsel zorunlulukların yerine getirilmesi,
  • Kurumsal aktivitelerin belgelendirilememesi sonucu doğabilecek risklerin yönetimi de dahil olmak üzere kurumun, karşılaşabileceği tazminat davalarına karşı korunması ve desteklenmesi,
  • Kurum çıkarları ile çalışanların, paydaşların, mevcut ve gelecekteki ortakların haklarının korunması,
  • Tarihi araştırmaların yanı sıra güncel ve gelecekteki araştırma-geliştirme faaliyetlerinin desteklenmesi ve belgelenmesi,
  • Kurumsal, bireysel ve kültürel aktivitelerin kayıt altına alınması,
  • Kurumsal, bireysel ve kültürel kimlik oluşturulması,
  • Kurumsal, bireysel ve ortak belleğin oluşturulması

Elektronik belge yönetimi, çoktandır kurumlarda aşina olduğumuz doküman yönetim sistemlerine benzetilse de aralarında fark vardır. Doküman Yönetim Sistemi ve Elektronik Belge Yönetimi arasındaki farklar:

Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri (EDYS) Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS)
Dokümanlar üzerinde değişikliğe ve/veya sistem içerisinde birden fazla versiyonu olmasına izin verir. Belgelerin (kayıtların) değiştirilmemesi için önlem alınmıştır.
Dokümanların üreticileri tarafından sistemden silinmesine (imha) izin verebilir. Belgelerin (kayıtların) sistemden silinmesine kontrollü durumlar haricinde izin vermez.
Bazı saklama kontrolleri içerebilir. Sıkı (Özenli) saklama kontrolleri içermelidir.
Dokümanların kaydedilme şekli, kullanıcıların kontrolünde olabilir. Sistem yöneticisi tarafından tanımlanan ve işletimi yapılan sıkı bir kayıt düzenleme yapısı (sınıflandırma şeması) olmalıdır.

Dokümanların devam eden günlük işlerde etkin olarak kullanılması temel amaçlarıdır.

Temelde ilgili günlük işlerini daha etkin ve hızlı bir şekilde yapmasına yöneliktir.
Kurumdaki belgelerin önemli iş kayıtları için güvenli bir şekilde depolanması amaçlanmıştır; bunun yanı sıra dokümanların devam eden günlük işlerde etkin olarak kullanılmasını sağlayabilirler.