BAŞA DÖN

İçişleri Bakanlığı Nufus ve Vatandaşlık İdaresi Dijital Arşiv Projesi (NVİ DAP)

İçişleri Bakanlığı Nufus ve Vatandaşlık İdaresi Dijital Arşiv Projesi (NVİ DAP)

Erkyazılım, TÜBİTAK Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü, T.C. İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri (NVİ) ortaklığında Ulusal Bilim Fonu - KAMAG Projesi, %100 devlet tarafından fonlanmıştır.

01.11.2010 tarihinde başlayan ve 01.09.2013 tarihinde bitirilen proje ile;

  • Vatandaşlardan, Mahkemelerden ve diğer kurumlardan gelen taleplere daha hızlı cevap verebilecek,
  • Arşivlenmiş olan kağıt ortamındaki belgelere ulaşılması, arşivden çıkarılarak çoğaltılması ve tekrar arşivlenmesi gibi  iş akışından doğan zaman ve iş gücü kaybının önlenmesi ,
  • Kağıt ortamındaki belgelerin kurumsal fonksiyonlara ve asli düzene uygun olarak sayısal ortamda indekslenmesi,
  • Belgelerin fiziki kullanımından kaynaklanan yıpranmanın ve yok olmanın önüne geçilmesi, böylece belgelerin yok olmasından doğacak kurumsal sorumlulukların ve hak mahrumiyetlerinin önlenmesi,
  • MERNİS gibi diğer e-devlet projeleriyle birlikte çalışabilirliğine imkan tanıyan alt yapının oluşturulması  amaçlanmıştır.

Belgelerinin hızlı ve güvenilir şekilde elektronik ortama aktarılması, yönetilmesi ve paylaşılması için  e-belge yönetim ve paylaşım sisteminin geliştirilmesi hedeflenmiştir.

Nufus ve Vatandaşlık İdaresinde bulunan toplam 259.405.100 adet belge içerisinden örneklenen %1’lik 2.594.051 sayfanın; hızlı ve güvenilir şekilde elektronik ortama aktarılması, elektronik ortamda yönetilmesi, diğer kurumlar ile paylaşılması için e-belge yönetim ve paylaşım sisteminin kurulması çalışması yapılmıştır.

Aile Kütükleri (60 X 80 cm), Atik Defterler (60 X 80 cm), Dayanak Belgeleri (A5-A4), 1974 öncesi dayanak belgeleri, Vukuat Defterleri (55x 40 cm), Sicil Defterleri (55x 40 cm), Vatandaşlık Dosyaları (A4)’nın dijitalleştirilmesi için Zuetchel, Book2Net, Bookeye firmalarına ait A0, A1 ve A2 boyutlarında belge tarayacak farklı özelliklerde hassas tarama cihazları kullanılmıştır.

Tarama standartı olarak TSE 13298 T1 standartı (400 dpi sıkıştırmasız TIFF formatında ana kopya saklama) uygulanmıştır.

Kuruma özel belge Ontolijisinin geliştirilmesi, Osmanlıca el yazısı tanımlama yapılması için ARGE çalışması yapılması için Hacettep Üniversitesi, Marmara Üniversitesi, Sabancı Üniversitesi ve İstanbul Üniversitelerinden danışmanlık hizmetinin alınarak hem bilgi belge yönetimi hem de el yazısı tanıma, doğal dil işleme konularında arge çalışmaları yapılmıştır.

Document Ontologies

Aşağıdaki arge çalışmaları yapılmıştır.

  • Belge Ontolojisi
  • Osmanlıca ve Türkçe Karakter Tanıma (OCR),
  • Belgelere internet ortamında erişim,
  • MERNIS vb. e-devlet projeleriyle entegrasyon

Özellikle osmanlı belgeler üzerinde el yazısı tanıma teknikleriyle yer, tarih, şahıs isimlerinin bilgisayar tarafından tanınabilmesi için ARGE çalışmaları yapılmıştır.


T.C. Dışişleri Bakanlığı Arşiv Otomasyon Projesi İlerliyor

T.C. Dışişleri Bakanlığı Arşiv Otomasyon Projesi hızla ilerliyor. Proje kapsamında yaptığımız çalışmaların tanıtımını yapabilmek için bakanlık nezaretinde tanıtım filmi hazırlandı. Tanıtım filminde hem bakanlık arşivinin önemi hemde ortaya çıkacak yeni bir dijital arşiv veritabanının faydaları anlatılmaktadır.

Türkçe Tanıtım Videosu:

,

Tanıtım filmini izlemek için: - https://www.youtube.com/watch?v=asAioqDafpY

Turkish Ministry of Foreign Affairs eArchive Project presentation video:

 

e-Archive's Project - https://diplomatic.mfa.gov.tr/ApplicationNewsDetail.aspx?id=104

Turkish Foreign Ministry opens its diplomatic archives for researchers - http://www.armradio.am/en/2014/11/28/turkish-foreign-ministry-opens-its-diplomatic-archives-for-researchers/

Turkish Foreign Ministry opens its diplomatic archives for researchers - http://www.hurriyetdailynews.com/turkish-foreign-ministry-opens-its-diplomatic-archives-for-researchers-.aspx?pageID=238&nID=74906&NewsCatID=338


T.C. Dışişleri Bakanlığı Arşiv Otomasyon Projesi

Dışişleri Bakanlığı Arşiv Otomasyon Projesi, hem devlet yetkililerini hemde firmamızda emeği geçen bütün iş arkadaşlarımı heyecanlandırıyor.

T.C. Dışişleri Bakanlığı eArşiv Projesi Tanıtım Dokümanı from Bulent Arslan

Proje kapsamında; Türkiye ile yabancı ülkeler arasındaki siyasi ilişkilerin tamamını içine alan 25 milyon belgenin sayısal ortama aktarılması planlanmaktadır. Bu işlemin yapılabilmesi için 250 personel dünyadaki en gelişmiş 2 adet endüstriyel tarayıcı ve 6 adet hassas tarayıcı kullanılıyor.

Projede daha önce T.C. Cumhurbaşkanlığında yaptığımız TSE 13298 standartlarını uyguluyoruz. 400 dpi sıkıştırmasız TIFF üretiyoruz, imajları OCR işleminden geçirerek searchable PDF kopyalarını oluşturuyoruz. Ana kopyalar, dolaşım kopyaları, OCR PDF dosyaları derken ürettiğimiz verinin boyutu PB (Petabyte)'ları geçiyor. Aslında bir manada bigdata ile uğraşıyoruz diyebiliriz.

Proje hakkında detaylı bilgiyi Prof. Dr. Çağrı Erhan bey, Türkiye gazetesindeki yazısında güzel ifade etmiş.

 

Tekrar yazmak yerine Çağrı beyin yazısını sizinle paylaşıyorum:

Dışişlerinin hafızası araştırmacılara açılıyor

Diplomatik Muhakeme’de birkaç kez Dışişleri Bakanlığı arşivinin durumuyla ilgili görüşlerimi sizlerle paylaşmıştım. Birçok ülkenin arşivlerinin aksine Türkiye’nin diplomatik arşivlerini araştırmacıların hizmetine açmamasının, Türk Dış Politikası hakkında bilimsel çalışmalar yapanları ne kadar zor durumda bıraktığından bahsetmiştim. Bugün ise arşivde çalışabilecekleri günü dört gözle bekleyenler için bir müjde vermek istiyorum.

Başbakan Prof. Dr. Ahmet Davutoğlu’nun, Dışişleri Bakanı iken verdiği talimat doğrultusunda başlatılan Dışişleri Bakanlığı Arşivi Otomasyon Projesi ilk somut meyvelerini vermeye başladı. Dışişleri Bakan Yardımcısı Büyükelçi Naci Koru’nun koordinasyonunda ve Arşiv Daire Başkanı Elçi Dr. Nevzat Uyanık’ın yönetiminde hızla ilerleyen çalışmalarda, arşivin araştırmacılara açılacağı güne çok yaklaşıldı. 2015 yılı içinde, 91 yıllık Cumhuriyet tarihimizde bir ilk gerçekleşecek; yerli ve yabancı araştırmacılar Dışişleri Bakanlığı’nın Ankara Çiğdem Mahallesindeki arşiv binasının araştırma salonlarını doldurmaya başlayacaklar.

Bugüne kadar, Dışişleri Bakanlığı arşivinde çalışmak için posta ya da BİMER yoluyla başvuranlara hep aynı cevap verilmekteydi: “Arşivin tasnif işlemleri tamamlanmamış olduğundan bu talebinize olumlu cevap veremiyoruz.” Gelecek yıl ortalarından itibaren artık kimse böyle bir mesaj almayacak. Birkaç yıl içinde Türkiye diplomatik arşiv belgelerine atıfların yer aldığı binlerce Türkçe ve yabancı dilde makale ile kitap bilim evrenine eklenecek.

Yürütülmekte olan çalışmanın ne kadar muazzam olduğunun daha iyi anlaşılabilmesi için birkaç veriyi sizlerle paylaşmama izin veriniz:

Diplomatik arşivimizde 1919-2008 yılları arasını kapsayan 65 milyon 300 bin sayfa belge bulunuyor. Bunlar 110 bin büyük klasörde saklanıyor. 2015 yılı sonuna kadar, Türkiye ile yabancı ülkeler arasındaki siyasi ilişkilerin tamamını kapsayan 25 milyon belgenin sayısal ortama aktarılması tamamlanacak. Bu işlemin yapılabilmesi için dünyadaki en gelişmiş 2 adet endüstriyel tarayıcı ve 6 adet hassas tarayıcı kullanılıyor.

Hâlihazırda 1919-1958 yılları arasına ait Latin Amerika ve Orta Doğu ülkeleriyle ilgili belgelerin hazırlanması işlemi neredeyse tamamlanmış durumda. Bu işlemlerin hem süratli hem de doğru yapılabilmesi için 250 uzman, günde iki vardiya hâlinde çalışıyorlar. Belgelerin yaklaşık %65’inin gizlilik derecesi bulunmuyor. Yani bu belgeler sayısallaştırma işlemleri tamamlanır tamamlanmaz araştırmacıların hizmetine sunulacak durumda. Geriye kalan belgelerin üzerindeki gizlilik kaydının olabildiğince hızlı kaldırılabilmesi için de bir komisyon çalışmalarına devam ediyor. Sevindirici bir diğer konu da, belgelerin tamamı üzerindeki gizlilik kaydının kalkması beklenmeden, gizlilik kaydı olmayan tüm dosyaların araştırmacıların hizmetine sunulacak olması.

Belki de hepsinden önemlisi, arşivin tamamen araştırmacı dostu bir mantıkla çalışması. Bugüne kadar bilimsel çalışmalarım çerçevesinde ABD, İngiltere ve Fransa arşivlerinde bulunma imkânım oldu. Rusya ve Almanya arşivlerindeki çalışma şartlarını da, oralarda uzun süreler çalışmış akademisyenlerden öğrendim. Dışişleri Bakanlığı arşivinde kısa süre sonra hizmete girecek olan sistem bütün bu ülkelerdekinden çok daha ileri. Gireceğiniz bir anahtar kelime üzerinden milyonlarca sayfayı tarayarak, ulaşmak istediğiniz belgeleri sadece saniyeler içinde size sayısal ortamda sunacak bir programdan bahsediyoruz. Ulaştığınız belgelerin üzerlerine sanal ortamda notlar alabilecek, bunları ayrı klasörlerde toplayabilecek, neredeyse belgelerin kopyalarını almaya bile gerek duymadan bilimsel çalışmanızı arşiv binasında size tahsis edilen bilgisayarda tamamlayabileceksiniz.

Türkiye’nin diplomatik arşivlerini açması sadece bizim siyasi tarihçilerimiz açısından önemli değil. Yabancı araştırmacılar da, tıpkı İstanbul’daki Osmanlı Arşivimiz gibi, Dışişleri Bakanlığı arşivinden yararlanabilmek için yıllardır bekliyorlar.

Siyasal Bilgiler Fakültesi’nin Siyasi Tarih Kürsüsünde asistan olarak göreve başlamamın üzerinden 20 yıl geçti. Benim kuşağımdan diplomatik arşivlerde çalışma izni alabilen kimseyi duymadım. Benim hocalarım ve onları yetiştiren hocalar da çok arzu ettikleri halde maalesef arşivimizde istedikleri gibi çalışma imkânı bulamamışlardı. 20 yıllık meslek hayatım boyunca içimde kalan en büyük ukde, diplomatik arşivimizin kapalı oluşuydu. Genç araştırmacılarımız ise en modern teknolojiyle donatılmış bir ortamda bilimsel üretimleri için araştırma yapma imkânı bulacaklar. Ne mutlu onlara.

Bilim dünyamıza yapılan bu muazzam katkıya emeği geçenlere teşekkür etmek yetmez, hepsinden teker teker Allah razı olsun...

Yazının orjinali için http://www.turkiyegazetesi.com.tr/prof-dr-cagri-erhan/583044.aspx

 

Proje hakkında basında çıkan diğer haberler için;

http://www.mfa.gov.tr/disisleri-bakani-sayin-mevlut-cavusoglu_nun-elektronik-arsiv-projesi-tanitim-konusmasi_-16-ocak-2015_-ankara.tr.mfa

http://www.aa.com.tr/tr/politika/451483--ermeni-iddialarina-karsi-bizim-de-calismalarimiz-var

http://www.sabah.com.tr/gundem/2014/11/27/disisleri-bakanligi-arsivleri-aciliyor

http://www.turkiyegazetesi.com.tr/prof-dr-cagri-erhan/583044.aspx

http://www.milliyet.com.tr/diplomatik-arsiv-otomasyon-projesi-ankara-yerelhaber-575808

- http://www.haberler.com/cavusoglu-disisleri-bakanligi-arsiv-binasi-nda-6875265-haberi/

http://www.cnnturk.com/video/turkiye/disisleri-bakanligi-arsivi-arastirmacilara-aciliyor

http://www.dailymotion.com/video/x2evwkf_cavusoglu-disisleri-bakanligi-arsiv-binasi-nda-incelemelerde-bulundu_news

http://www.tarihhaber.net/disisleri-bakanligi-arsivi-aciliyo/


e-BEYAS 2014, Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu sponsorları arasındayız

Kurumlarda klasik arşivlerin yeni dönemle birlikte dijitalleştirilmesinin artık hız kazandığı günümüzde konuyu enine bonuna incelemek, yeni fikirleri dinlemek ve yenilikçi uygulamalar hakkında bilgi paylaşımı yapmak için 20-21 Mart 2014 Tarihleri arasında  Ankara Üniversitesi öncülüğünde "e-Beyas 2014, Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları" sempozyumu düzenleniyor.

e-BEYAS 2014 Sempozyumu;

  • Kurumlarda Belge Merkezi ve Arşiv Mekânları
  • Arşiv Belgelerinin Dijitalleştirilmesi ve e-Arşiv Uygulamaları
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Birlikte Çalışabilirlik
  • e-İmza / m-İmza Çözümleri ve Mobil Uygulamalar
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Teknolojik Boyut

konu başlıklarında akademisyen ve uygulamacıların bilgi birikimi ve deneyimlerini paylaşmayı, kurumlar ve firmalar arasındaki diyaloğu geliştirmeyi, bilimsel ve sosyal etkileşim gerçekleştirmeyi amaçlamaktadır.

Ayrıca Sempozyum öncesinde açılışı gerçekleştirilecek olan, Belge yönetimi ve arşiv disiplininin öngördüğü yöntem ve teknikler uygulanarak kurumsal belge yönetimi ve arşiv çalışmalarının yürütülmesi için Arşiv Mekân Standartlarına uygun bağımsız ve güvenli bina olarak tasarlanan ve yaptırılan “Ankara Üniversitesi Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Binası” ile Türkiye için alanında ilk olan uygulama örneğinin sunulması amaçlanmaktadır.

Sponsor olarak destek verdiğimiz e-Beyas 2014'de Erkyazılım'ın dijitalleştirme süreçlerindeki tecrübelerini paylaşacağımız bir sunum da olacak.

Sempozyum gününü beklemeden Dijital Arşiv Hizmetleri bağlantısından hizmetlerimizi inceleyebilir, dijitalleştirme maceramızda geliştirdiğimiz "Bigtara" ürünümüz hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.


T.C. Cumhurbaşkanlığı Arşivi Sayısallaştırma Projesi

İki yıl evvel başladığımız KAMAG projesi yolculuğumuzun Cumhurbaşkanlığındaki kısmı Kasım 2012 itibariyle nihayete erdi. Bu süre zarfında Türkiye’nin en önemli kurumunun, Cumhurbaşkanlığı’nın son derece ehemmiyet arzeden arşiv belgeleri uzman ekibimiz tarafından yüksek çözünürlükte taranarak dijital ortama aktarıldı. Böylece Ülkemizin Cumhurbaşkanlığı gibi önemli bir kurumunun belge hafızasının uzun süre korunmasına çok mühim bir katkı sağlanmış oldu.

KAMAG - E-Belgem Projesi zaman çizelgesi

Evrak çeşitliliği bakımından hususi bir örnek olan Cumhurbaşkanlığı Arşivi’nde ekibimizle birlikte son derece verimli ve keyifli bir 2 yıl geçirdiğimizi söylemeliyim. İftiharla belirtmeliyim ki, bu proje TS 13298  “Bilgi ve dokümantasyon – Elektronik Belge Yönetimi” Standardına uygun ilk arşiv projesidir. Bu önemli projeyle birlikte “Kamu Kurumlarında Etkin Elektronik Belge Yönetimi ve Paylaşımı için Ulusal Teknolojilerin Geliştirilmesi” adına küçümsenmeyecek bir mesafe kat ettiğimizi belirtmek gerekir. Bu çalışma neticesinde tüm kurumlara örnek bir dijital arşiv koleksiyonu oluşturulmuştur.

Projenin başlangıcından itibaren Cumhurbaşkanlığı Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı ile, TÜBİTAK ve Erkyazılım olarak onlarca toplantı yaptık. Bu süreçte zaman zaman stresli anlar geçir sekte şimdilerde tüm sıkıntılar ve stresler, projemizin geldiği bu kilometre taşı için tamamen sevince dönüşmüş durumdadır.

Bu yoğun ve yorucu zaman dilimini, T.C. Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği Bilişim Teknolojileri Başkanlığı'nın süreçleri çözme ve yönetme yeteneği , T.C. Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği İdari ve Mali İşler Başkanlığı- Arşiv Müdürlüğü'nün himaye ve katkıları, TÜBİTAK tarafında Proje Yöneticilerimiz Veysi Öztürk ve Fikret Şanlı Beylerin desteği, Uğur Duran Beyin analiz süreçlerindeki katkısı,  Recayi Bayram Beyin belge türleri ve dilleri konusundaki tecrübeleri, DAP Proje ekip liderimiz İnci Öztürk'ün 23 kişilik bir ekibi idaredeki hüneri ve ekipteki diğer arkadaşların özverili çalışmaları olmasa herhalde bu kadar başarılı bitiremezdik.

 

TCCB ve Erkyazılım proje ekibi

Dijital ortama aktarılmış her bir evrakın önümüzdeki yıllarda bir araştırmacının çalışmasına ışık tutacağını bilmek bize heyecan veriyor. Dijitalleştirilen her bir belgenin veri tabanı üzerinde indeks bilgileri ve döküm(Envanter) numarası ile birlikte tutulması, araştırmacıların belgelere daha hızlı ulaşması ve hepsinden önemlisi bundan sonra belgelerin asıllarının yer değiştirme, dokunma gibi sebepler ile daha az yıpranacağını bilmek ve bu belgelerin sonraki kuşaklara ulaşmasında ufakta olsa pay sahibi olmak, heyecanımıza heyecan katıyor.

Cumhurbaşkanlığı Dijital Arşiv Projesinden Satırbaşları:

  • Maksimum 23, Minimum 12 olmak üzere ortalama 15 Servis Büro personeli çalıştı.
  • Maksimumda TCCB kurum personeli ile birlikte 30 personele kadar ulaşıldı.
  • Toplam 21 adet bilgisayar kullanıldı;
    • 4 Kalite,
    • 7 İndeks,
    • 2 Sanal Ayraç,
    • 6 Tarama,
    • 1 Negatif Tarama,
    • 1 İdari
  • 2 Şubat 2012’de Hızlı Tarama bitti. 744.903 sayfa hızlı tarama yapıldı.
  • 13 Kasım 2012’de Hassas Tarama bitti. 1.284.361 sayfa hassas tarama yapıldı.
  • 22 Kasım 2012’de tasnif bitti. 2.029.916 adet tasnif yapıldı.
  • 34 farklı belge tipinde toplam 750.666 adet belge tarandı.
  • Toplamda 2.029.264 sayfa tarandı.
  • Projede;
    • 1 adet Zeutschel OS 12000 HQ
    • 4 adet Microbox Ultra A2
  • 100.000 adet barkod basıldı.
  • Sanal Tasnif Süreci ile 200.000 adet basılı barkod tasarrufu sağlandı.
  • Bu belgeler uç uca eklense yaklaşık 852 km uzunluğa ve 247.164 km2 alana ulaşmaktadır.
  • 400 dpi’da taranan Ana Belge boyutu yaklaşık 70 TB’a ulaştı.
  • Dolaşım kopyası boyutu yaklaşık 3TB’a ulaştı.
  • 41.448.302 karakterlik indeksleme yapıldı.
  • İlk dijitalleştirilen belge; Celal BAYAR dönemine ait bir mektuptu.
  • Son dijitalleştirilen belge; Süleyman DEMİREL dönemi bir rapordu.

Proje için Almanya’dan özel olarak sipariş edilen, 400 DPI optik tarama yapabilen ve en kıymetli varlığımız olan zamanı en efektif bicimde kullanmamızı sağlayan Book2Net Ultra modeli tarayıcılar Türkiye'de ilk defa projemizde kullanıldı.